„Die Lernkurve geht steil nach oben …“
Ein halbes Jahr nach dem Start des Newsrooms in der oö. Standortagentur Business Upper Austria zieht Markus Käferböck eine positive Bilanz.
Bunte Post-Its, Mind-Maps mit unzähligen Verzweigungen, Tabellen, in denen Aufgaben, Ziele, Prozesse und Zuständigkeiten aufgelistet sind … die Wände im Büro von Markus Käferböck, Leiter der Unternehmenskommunikation , spiegeln die Arbeit der vergangenen eineinhalb Jahre wider. Seit September 2018 ist die Unternehmenskommunikation der Standortagentur des Landes OÖ als Newsroom organisiert. Zwischen der Idee und dem Start liegen 18 arbeitsintensive Monate, die wir begleiten durften. Ein halbes Jahr nach dem Start des Projekts zieht Markus eine erste sehr positive Bilanz.
Markus, nach unserem letzten gemeinsamen Workshop stand der Start des Newsrooms unmittelbar bevor … wie geht es euch jetzt?
Die Lernkurve geht steil nach oben … (lacht) – und die Zufriedenheit auch. Schon nach so kurzer Zeit sind Verbesserungen spürbar: Wir bauen unsere Themenführerschaft aus, das wirkt sich positiv auf die Medienresonanz aus, und wir kommen mit unseren Kernbotschaften besser durch. Im Social Media Bereich können wir jetzt strategischer vorgehen, weil die Aktivitäten im Newsroom gebündelt sind: So betreiben wir jetzt nur mehr eine Facebook-Seite für die das gesamte Unternehmen mit allen Abteilungen, Clustern und Netzwerken. Unser Fokus liegt auf LinkedIn als Vernetzungsplattform, wo wir wiederum Fokusseiten eingerichtet haben. Im Online-Bereich gibt es jetzt viel mehr Themen, die enge Abstimmung erleichtert ein strategisches Arbeiten über alle Kanäle.
Und in der Pressearbeit?
Auch diese ist auf einem anderen Level: Zwar haben sich hier die Aufgaben weniger verändert, aber wir können jetzt die Medien gezielter und schneller mit Informationen versorgen. Die Newsroom-Organisation lässt uns die Luft dafür …
… inwiefern?
Wir haben unsere Kommunikationsthemen durch die Themenmanagerinnen fertig aufbereitet und können so Inhalte zu den verschiedenen Aspekten eines Themas aus der Schublade ziehen. Für den Mediendesk fällt Recherche- und Abstimmungsarbeit weg. Das spart enorm viel Zeit
Wie werden solche Infos aufbereitet?
Im Wesentlichen wie eine Agenturmeldung … dazu kommen zum Beispiel noch Fotos – natürlich inklusive aller nötigen Einverständniserklärungen und Copyright-Angaben … aber das variiert von Fall zu Fall. Wie die Aufbereitung im Einzelfall aussieht, legen wir in der Redaktionssitzung fest.
Ein großer Teil der Kommunikation war vorher dezentral organisiert. Wie haben die operativen Abteilungen auf die Veränderung reagiert? Sie haben ja teilweise Mitarbeiterinnen an den Newsroom abgegeben …
Ich sage immer: „Ihr habt nicht eine Mitarbeiterin verloren, sondern eine ganze Abteilung dazugewonnen!“ Auch sie profitieren davon, dass wir jetzt mit einer Stimme kommunizieren. Viele wissen diesen Vorteil zu schätzen.
Es heißt ja, der Newsroom beginnt im Kopf. Hast du den Eindruck, dass das Denken weg von den Kommunikationskanälen hin zu den Themen bereits in den Köpfen der Kollegen gelandet ist?
Absolut: Mit dem Newsroom liegt jetzt mehr Verantwortung bei der Unternehmenskommunikation. Eine unserer ganz klaren Zuständigkeiten ist die Wahl der geeigneten Kommunikationskanäle. Wünsche im Sinne von „Wir brauchen eine Presseaussendung …“ werden weniger, die Abteilungen beginnen, die Kommunikation als in die Unternehmensstrategie eingebettetes Ganzes zu sehen!
Der Newsroom ist ja ein großer Change Prozess…
… der das gesamte Unternehmen betrifft. Die Organisationsentwicklung hat uns in diesem Prozess von Anfang an unterstützt, dafür bin ich sehr dankbar. Auch der Rückhalt „von oben“, von der Geschäftsführung, trägt wesentlich zum Erfolg bei.
Was würdest du aus jetziger Sicht anders machen?
Wir haben gleichzeitig mit dem Start der Newsroom-Organisation auch die Kommunikation zentral gebündelt. Was uns von Anfang an Kopfzerbrechen bereitet hat, waren die Schnittstellen und die Prozesse. Beides haben wir vor dem Start nur grob festgelegt, da würde ich vorweg mehr Zeit investieren, weil das vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr gefordert hat. Wir probieren auch jetzt noch viel aus und es gibt jeden Tag kleine Verbesserungen.
Wie geht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Newsroom?
Ihnen wurde und wird in puncto neue Rollen und Aufgaben sehr viel abverlangt. Wir machen heute fast alles anders als noch vor ein paar Monaten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Newsroom sind die Speerspitze der Veränderung und leisten auch Überzeugungsarbeit im Unternehmen. Insofern kann ich dem Team nur ein großes Kompliment aussprechen. Dazusagen muss man aber auch, dass nicht alle die Veränderung mitgemacht und einige die Unternehmenskommunikation verlassen haben. Am Themendesk arbeiten zwei neue Mitarbeiterinnen. Sie haben hier eine völlig neue Rolle vorgefunden, gestalten sie, lassen sich darauf ein. Auch am Mediendesk haben wir zwei neue Mitarbeiter, beide sind erfahrene Journalisten.
Neuorganisation der Unternehmenskommunikation bei Business Upper Austria:
Direkte Ansprechpartner für alle Themen sind die Themenmanagerinnen. Sie kümmern sich auch aktiv um die Recherche und Zusammenstellung strategischer Kommunikationsthemen. Am Mediendesk werden die Themen von RedakteurInnen je nach Medium aufbereitet für die Medienarbeit, Websites, Social Media, Newsletter und Kundenmagazine. Im Austausch mit dem Strategieteam holt sich der Chef vom Dienst regelmäßig Informationen und Updates bezüglich kurzfristiger strategischer Schwerpunktsetzungen und bringt diese in die Redaktionsmeetings ein.
Eine Mitarbeiterin, die für die Administration zuständig ist, ein Grafiker sowie variabel zusammengestellte Teams für Sonderprojekte arbeiten außerhalb des Newsrooms, der ihre Dienstleistungen aber auch in Anspruch nimmt.
Die Ausgangssituation
Business Upper Austria GmbH, die Standortagentur des Landes OÖ, ist Anfang 2015 aus der Verschmelzung der OÖ Technologie-und Marketinggesellschaft mit Clusterland OÖ, CATT Innovation Management und OÖ Wirtschaftspark GmbH entstanden. Nach den ersten beiden Jahren, in denen die verschiedenen Bereiche, Cluster und Netzwerke Zeit gehabt hatten, unter dem gemeinsamen Dach zusammenzufinden, war der Zeitpunkt ideal, einen weiteren Schritt in Richtung Professionalisierung der Unternehmenskommunikation zu setzen, Synergien zu heben, die strategische Arbeit zu erleichtern und als Unternehmen einheitlich aufzutreten.
Das Aufgabengebiet der Unternehmenskommunikation ist groß: Klassische Medienarbeit, rund 50 Websites, Newsletter und Kundenmagazine, eine Reihe von Auftritten in sozialen Medien … die Aufgaben wurden teilweise in den Clustern und Abteilungen selbst wahrgenommen.
Im Zuge eines Workshops, in dem wir gemeinsam mit dem Kommunikationsteam Verbesserungsspotenziale erarbeiteten, stellten wir den themenzentrierten Ansatz des Newsrooms vor und stießen damit sofort auf Begeisterung. Einige Workshops und Meetings und viel interne Planungs-, Informations- und Überzeugungsarbeit später ist der Newsroom nun seit September 2018 erfolgreich realisiert.